Allgemein
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Module
Projekt anlegen
Die erstellte Workflow-Vorlage kann nun in einem Projekt zum Einsatz kommen. Projekt anlegen unter Projekt-/Zeitverwaltung → Projekte → Projekt anlegen.
Dem Projekt müssen ein Name und eine Kennzeichnung vergeben werden. Beim Punkt Workflow-Vorlage wird dann die Vorlage ausgewählt.
Mit einem Klick auf Workflow erstellen wird unter Workflow-Management → Workflow das Projekt mit den jeweiligen Aufgaben angezeigt.
Im Dashboard des Workflow-Managements werden die Zeiten des Projektes und der Aufgaben in einem Gantt-Diagramm dargestellt.
Sync mit Outlook
//JASMIN ist in der Lage aus Projekten Aufgaben zu erstellen und diese an den jeweils zuständigen Mitarbeiter als Aufgabe in Outlook anzulegen.
- Wenn der Mitarbeiter der Aufgabebeschreibung in Outlook ändert, wird diese auch in //JASMIN geändert.
- Wenn die Aufgabe in Outlook als "Erledigt" gekennzeichnet wird, erfolgt auch die Erledigung in //JASMIN und das Datum der Erledigung wird gespeichert.
WICHTIG
Das Feld „Mitarbeiter“ im jeweiligen Projekt hat nichts mit den tatsächlichen Mitarbeitern zu tun, die im Workflow hinterlegt sind. Hier können nur Mitarbeiter hinzugefügt werden, die das Projekt als solches verwalten bzw. einsehen können. Die im Workflow angelegten Mitarbeiter sehen nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben, nicht aber das gesamte Projekt.
Es ist daher darauf zu achten, dass die Aufgaben ALLE wesentlichen Informationen enthalten, damit der jeweilige Mitarbeiter ohne Hintergrundwissen die Aufgabe ohne Probleme erledigen kann.
Benachrichtungen
Projektleiter und Mitarbeiter bekommen aus //JASMIN E-Mail mit Aufgaben.
Projektleiter bekommt einen Bericht mit allen überfälligen Aufgaben.
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